Continu Verbeteren (CI)

Doelen stellen, communicatiestructuren verhelderen en optimaliseren, sturen op prestaties, verliezen minimaliseren en vervolgens het hele proces borgen. Dat is in notendop wat wij doen met ons bekende en bewezen 5-stappenplan naar Continu Verbeteren.

De 5 stappen naar Continue verbetering

Onze klanten doen er alles aan om het maximale uit hun productieproces te halen. Logisch. Want een productieproces wat optimaal draait, zorgt voor maximale kwaliteit en winst.

Met het 5-stappenplan naar Continu Verbeteren ondersteunen wij bedrijven in het volledig aanpakken van de organisatie. Niet door symptomen te bestrijden, door hick ups aan te pakken en hier en daar een verbeteringetje door te voeren, maar door direct door te prikken naar de basis. Want pas wanneer de wortels gezond zijn, kan een boom (en dus uw bedrijf) echt groeien. De continu verbeter basis realiseren we samen met u door het doorlopen van Stap 1 tot en met 3 van Onprove 5-Stappen plan.

Stap 1: Heldere doelen stellen

Het is duidelijk: u weet waar u met uw organisatie naartoe wilt. En uw medewerkers weten dat ook. Maar er staan nog wat obstakels in de weg. Want om bij dit punt op de horizon te komen, is het belangrijk dat alle medewerkers in de operatie (productie, verpakkingen expeditie) en in de stafafdelingen (TD, kwaliteit, Bedrijfsbureau, Sales, Marketing etc.) weten wat van hen wordt verwacht.

De eerste stap in het 5-stappenplan is daarom om de basisprestatiemeting te vertalen naar concrete projectdoelstellingen. Vervolgens worden deze doelstellingen vertaald naar alle afdelingen en alle lagen in de organisatie, zodat het voor iedereen helder is waar we naartoe gaan.

Stap 2: Aanpak communicatiestructuur

Goed, uw organisatiedoelstellingen zijn nu vertaald naar alle afdelingen en alle lagen in de organisatie. Een mooie stap. Iedere afdeling in de organisatie weet nu hoe zij met de KPI’s kunnen bijdragen aan het behalen van deze organisatiedoelstellingen. Maar om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelstellingen ook echt gehaald worden, is het eerst nodig dat op elk niveau apart de doelstellingen gehaald worden. Daarvoor is een effectieve communicatiestructuur cruciaal, waarbij op elk niveau wordt gerapporteerd over de gestelde doelen op dat niveau. Tijdens de tweede stap van ons 5-stappenplan gaan wij daarom structuur aanbrengen in de overlegmomenten die u toch al heeft volgens een bewezen effectieve methode.

 Stap 3: Prestatiesturing en KPI’s

Als de communicatiestructuur en borden ingericht zijn kan de sturing op prestaties beginnen. De gerealiseerde prestatie per KPI wordt voorafgaand aan het bordoverleg gemeten en ingevuld. Afhankelijk van type bordoverleg zal het dus verschillend zijn hoe vaak dit gebeurd. De lijnprestatie wordt bijvoorbeeld ieder uur gemeten, een directie-KPI bijvoorbeeld maar 1x per maand.

De verantwoordelijke medewerker kijkt per KPI of de prestatie overeenkomt met de afgesproken norm. Wanneer de prestatie achterblijft ten opzichte van het doel, moet deze medewerker de afwijking oftewel het probleem vaststellen. Vervolgens zoekt hij de oorzaak van het probleem op en bepaalt de acties die nodig zijn om het probleem te stoppen (correctief) en ervoor te zorgen dat het probleem niet opnieuw voorkomt (preventief). Dit doet hij door de oorzaak weg te nemen.

 Stap 4: Optimalisatie

Met stap 1 tot en met 3 hebben we nu een solide basis neergezet voor uw continu verbeter organisatie. Halverwege stap 3 voeren we een scan uit om de roadmap voor stap 4 in het 5 stappenplan te kunnen bepalen. Uit die scan wordt duidelijk waar de belangrijkste verbeteringen nog moeten plaatsvinden om uw doelen te bereiken die in stap 1 bepaald zijn. Door het ladenkastmodel van Onprove kunnen we op elk deelgebied (Mens, Methode en Machine) een passende vervolgstap nemen. Natuurlijk beginnen we bij de stap waar u het meeste resultaat op gaat behalen.

Stap 5: Borging

Natuurlijk wilt u graag het resultaat van de behaalde doelen vasthouden. Tijdens diverse audits testen en trainen wij de stappen in het Continu Verbeter-proces nogmaals goed. In de praktijk zien we vaak dat de dynamiek van de foodindustrie betekent dat stap 5 vaak weer leidt tot verbeterprojecten die in stap 4 beschreven worden. Het grote verschil is dat de rol van Onprove als Coach meer op de achtergrond zal zijn en zich limiteert tot het coachen van uw facilitators en/of CI manager.