De 4 uitdagingen van S&OP en Supply Chain

Effectief voorraadbeheer is van cruciaal belang voor bedrijven in alle sectoren, ongeacht hun omvang. Het beheren van voorraadniveaus en het waarborgen van een hoge servicegraad zijn fundamentele aspecten van supply chain management die direct van invloed zijn op de klanttevredenheid, kostenbeheersing en operationele efficiëntie.

Voor USupplyChainPeople is de huidige status op het gebied van voorraadbeheer onder haar klanten onderzocht. In deze artikelreeks lichten we een viertal onderwerpen uit die aan de hand van dit onderzoek* naar voren zijn gekomen:

·       De servicegraad

· Bestelparameters

· Voorraadbetrouwbaarheid

·       Voorraadbeheer

Het eerste artikel ging over de servicegraad: de servicegraad vormt de kern van klantgericht voorraadbeheer en is van groot belang om de resultaten van de inrichting van het voorraadbeheer te meten en verbeteracties te initiëren om de volwassenheid te verhogen. In het vorige artikel hebben we de bestelparameters uitgelicht. Bestelparameters zijn namelijk van cruciaal belang omdat ze helpen bij het balanceren van de behoefte om aan de klantvraag te voldoen en tegelijkertijd de voorraadkosten te beheersen. Deze week komt het onderwerp voorraadbetrouwbaarheid aan de orde.

Voorraadbetrouwbaarheid

Voorraadbetrouwbaarheid is een onderdeel binnen voorraadbeheer en verwijst naar de mate waarin de werkelijke voorraad in een organisatie overeenkomt met de voorraadgegevens in het voorraadsysteem.

Uit het onderzoek is gebleken dat vrijwel ieder bedrijf iets doet om de fysieke voorraad en de voorraad in het systeem te matchen en te corrigeren. We zien dat dit vaak gebeurt door een jaarlijkse voorraadtelling en er weinig gebruik gemaakt wordt van 'cycle count', terwijl 'cycle counting', ook wel periodieke telling genoemd, juist een ideale manier is om met weinig effort op regelmatige basis te werken aan een betrouwbare voorraad. De voorraadbetrouwbaarheid laat vaak nog te wensen over; het gebeurt regelmatig dat een actie of handeling het proces in is geslopen die voorkomt dat betrouwbaarheidstargets behaald worden.

Een lage voorraadbetrouwbaarheid kan effect hebben door de gehele organisatie: erachter komen dat een product onverwachts niet op voorraad ligt is vervelend, maar het betekent ook direct dat een klant niet geholpen kan worden. Het gevolg hiervan is een lagere servicegraad en dus ontevreden klanten. Daarnaast werken de inkopers met onjuiste informatie wat kan zorgen voor overtollige voorraden en het niet krijgen van triggers waar nodig. Dit leidt altijd tot ongeplande inkopen of productie met extra kosten en werkdruk tot gevolg.

Om de voorraadbetrouwbaarheid te optimaliseren is 'cycle count' een techniek voor voorraadbeheer om de voorraadbetrouwbaarheid hoog te houden, waarbij artikelen regelmatig en herhaaldelijk worden geteld. Deze aanpak biedt verschillende voordelen een aantal hiervan zijn opgesomd:

1.      Continue nauwkeurigheid van de voorraadregistratie: hierdoor worden afwijkingen sneller opgemerkt, achterhaald en opgelost.

2.      Minimale verstoring in het proces en weinig effort om steeds een klein deel van de voorraad te tellen. Een jaarlijkse inventarisatie kan de dagelijkse magazijnactiviteiten verstoren en kost een grote investering in tijd en mensen.

3.      Optimalisatie van de voorraad: tijdens cycle counting worden gegevens verzameld en deze kunnen worden gebruikt om langzaam bewegende of verouderde voorraad te identificeren.

Ervaringen uit de praktijk

Het inrichten van 'cycle counting' wordt in de praktijk vaak als spannend ervaren omdat het proces strak ingericht moet worden; de primaire processen moeten doorgaan en niet stil komen te liggen omdat er geteld moet worden. Onze ervaring leert dat het belangrijk is om de betrokken stakeholders mee te nemen in het opzetten van dit proces om ervoor te zorgen dat het een succesvolle methode wordt die ook geborgd is. Als we een dergelijk proces inrichten zullen we namelijk altijd de balans moeten vinden tussen het aantal te verwerken artikelen, de tijd die besteed wordt aan het tellen, het moment van tellen en de verwerking van de telling. Door dagelijks of wekelijks de resultaten te meten en te evalueren gaat dit onderwerp echt leven in de organisatie en zien de voorraadbetrouwbaarheid altijd snel stijgen.

Conclusie

Voorraadbetrouwbaarheid is van groot belang om de processen soepel te laten verlopen en uiteindelijk de klant op tijd en volledig (OTIF) te kunnen leveren; voorraadbetrouwbaarheid heeft dus een directe invloed op de tevredenheid van de klant. Er zijn verschillende manieren om de voorraad in het systeem betrouwbaar te houden, 'cycle counting' lijkt de meest efficiënte methode omdat de 'workload' van het tellen verdeeld kan worden over meerdere dagen. Daarnaast is het voordeel dat het boeken van de verschillen verspreid wordt over het hele jaar, omdat deze verschillen direct invloed hebben op het resultaat heeft het de voorkeur deze verschillen te spreiden over het jaar.

Het inrichten van dit 'cycle counting' proces is een project op zich waar veel organisaties tegen op zien, maar de ervaring leert dat het zeker zijn vruchten af werpt.

*Het onderzoek

De huidige status van het voorraadbeheer van een bedrijf wordt ook wel de Maturity genoemd, oftewel de volwassenheid van het voorraadbeheer. Om de huidige volwassenheid van een bedrijf te meten is in dit onderzoek gedaan bij de klanten van USupplyChainPeople.

Respondenten:

De respondenten van het onderzoek zijn vooral actief in de food industrie (44%), de branche industrie volgt als tweede met 28% procent van de reacties. Verder zijn er nog reacties uit de volgende branches: farmaceutische industrie (11%), transport (6%), groothandel (6%) en gezondheidszorg (6%).

De meeste bedrijven zijn actief in de B2B markt ofwel een combinatie van markten waarvan B2B één van de markten is, dit is 83% en 67% hiervan richt zich volledig op B2B. Voor B2C is het 17%.  Het grootste deel van de bedrijven die meegewerkt hebben een bedrijfsgrootte van meer dan 500 medewerkers (44%). De op een na grootste bedrijfsgrootte is 100 tot 200 medewerkers, deze bedrijfsgrootte maakt 28% deel van de respondenten.

De verschillende functies/afdelingen die aan het onderzoek hebben meegewerkt zijn:

·        Supply Chain

·        Productie

·        Logistiek

·        Inkoop

·        Consultant

Ga ons volgen om het laatste artikel uit deze reeks, dat gaat over voorraadbeheer, niet te missen!

Ook starten met deze voorraadbeheerstrategie? Neem dan contact op met onze Senior Supply Chain Consultant Alle Delfsma (06-31959114) voor advies.