Verbeter je werkwijze met Job Methods

In een vorige blog hebben we ons al verdiept in Job Instruction, een essentieel principe dat feitelijk het beginpunt en de kern van de TWI-methode vormt. Job Methods is een andere belangrijke module binnen de TWI-methodiek. Sterker, Job Methods is een fundamenteel onderdeel van op de TWI-leest geschoeide verbeterprojecten en -trajecten.

Maar wat houdt Job Methods precies in? Welke principes liggen ten grondslag aan dit onderdeel van de TWI-methode? En hoe geef je het gestalte op de werkvloer? In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over Job Methods en belichten we welke plek dit onderdeel inneemt binnen de TWI-filosofie.

Wat zijn Job Methods?

Waar Job Instruction de nadruk legt op het foutloos aanleren van een taak en het creëren van een gestandaardiseerde trainingsmethode en werkstandaard, gaat het principe van Job Methods over het verder verbeteren van je werkwijze. Het is een praktische methode die bedrijven bijvoorbeeld helpt om meer kwaliteitsproducten te maken door de beschikbare mankracht en technologie beter te benutten. Maar de module Job Methods is bijvoorbeeld ook prima voor het veiliger uitvoeren van een taak of proces door een verbeterd inzicht in oude werkmethoden en het introduceren van nieuwe ‘best practices’ voor veilig werken.

De kern van Job Methods? Supervisors en operators leren hoe ze hun huidige werkmethoden analyseren en verbeteren zodat ze een taak voortaan foutloos uitvoeren. Net als bij Job Instructions bestaat die optimalisering uit het beantwoorden aan drie kerncriteria: kwaliteit, veiligheid en productiviteit. Bij Job Methods delen we taken op in specifieke deeltaken. Elk detail van een taak wordt ontleed en stevig ter discussie gesteld, zodat de mensen op de werkvloer (potentiële) verbeteringen makkelijker op het spoor komen. We ontwikkelen nieuwe methoden door stappen in het proces te elimineren, combineren, herschikken en vereenvoudigen.

Job methods: Hoe het werkt

Job Methods stelt vragen volgens een gestructureerd patroon. Het doel: verbetermogelijkheden identificeren en nagaan of geopperde verbeterideeën ook daadwerkelijk zinvol en haalbaar zijn. Bij Job Methods doorloop je een viertal stappen.

1. Een detailanalyse maken

De module begint met het maken van een grondige detailanalyse. Die start met het observeren van de taakuitvoering op de werkvloer, waarbij je elk detail tot in detail registreert. Het helpt vaak om processen op de werkvloer ook op video vast te leggen. Zo kun je altijd terugkijken en een medewerker laten zien wat hij of zij niet of juist wel goed doet. Het is belangrijk dat je in deze detailanalyse niets over het hoofd ziet en daadwerkelijk alle handelingen en activiteiten documenteert. Hoe beter je inzoomt op de details, des te meer potentieel er is voor verbetering!

2. Onderzoek en vraagstelling

Aan de hand van de detailanalyse ga je in deze tweede fase nader in op een aantal belangrijke vragen die je essentiële informatie verschaffen over de wijze waarop mensen een taak of proces uitvoeren.

Waarom is een handeling nodig? Wat is het concrete doel ervan?

Wanneer voer je een bepaalde handeling uit?

Waar voer je de handeling uit?

Hoe voer je de taak optimaal uit? En welke medewerker is daar de meest geschikte persoon voor?

In deze fase van Job Methods kijk je ook naar zaken als machines, (veiligheids)uitrustingen, gereedschappen en de inrichting en organisatie van de werkplek. Een probleem kan namelijk ook ontstaan door ondeugdelijke machines of een slordige werkplek waar rondslingerende materialen bijvoorbeeld de veiligheid of efficiëntie belemmeren.

3. De nieuwe methode ontwikkelen

Nu je weet waar de schoen wringt en verbeterpotentieel herkent, is het tijd om concrete verbeterpunten uit te werken in een nieuwe werkmethode en -standaard. Dat werkt het beste door onnodige details te schrappen en wel essentiële details van een taak of proces te combineren, vereenvoudigen en herschikken. Leg bij het uitvoeren van de verbeteringen en het opstellen van de nieuwe werkstandaard alle belangrijke informatie goed en overzichtelijk vast.

4. De nieuwe methode toepassen

Nu is het tijd om de nieuwe werkstandaard in de praktijk te brengen. Een belangrijk, vaak onderschat onderdeel van deze adoptiefase is het creëren van organisatiebreed draagvlak voor de nieuwe werkwijze. Dit betekent dat je verbetervoorstellen goed verkoopt richting leidinggevenden en alle mensen op de werkvloer. Communicatie en commitment zijn binnen Job Methods fundamenteel. Begin daarom niet met het invoeren van verbeterideeën voordat de hele organisatie zich aan een nieuwe werkstandaard committeert.

Job Methods en continu verbeteren

Het is wel belangrijk om te realiseren dat Job Methods, net als TWI in zijn geheel, geen eenmalige exercitie is. De kracht van de module berust op het principe van continu verbeteren. Ook een nieuwe werkstandaard is niet in steen gebeiteld, maar veeleer een vertrekpunt voor verdere procesoptimalisatie.

Het is daarom belangrijk om periodiek te blijven toetsen of werkstandaarden eventueel aan revisie toe zijn. Het kan best zijn dat nieuwe marktontwikkelingen, verscherpte regelgeving of veranderende klantbehoeften leiden tot voortschrijdend inzicht en je nopen tot nieuwe verbeteringen van de werkstandaard. Volgens het principe van Job Methods zijn leren en verbeteren doorlopende processen zonder vast eind- en beginpunt.

De duur van een JR-traject

Maar hoelang duurt uitvoeren van een goed JR-traject? Als je bijvoorbeeld kijkt naar een traject voor vul- en verpakkingslijnen in de foodsector, zie je dat er vaak zo’n 30 tot 40 verschillende standaarden zijn op een verpakkingslijn. Het lukt doorgaans wel om een medewerker binnen een dag of 10 te trainen op alle standaarden die horen bij het bemannen van die productielijn. Dat is een heel verschil met de ‘traditionele’ manier van inwerken, die hier 6 tot 8 weken voor rekent. Het schrijven en vastleggen van een werkstandaard vergt in de regel zo’n 6 tot 8 uur per standaard.

Wat levert Job Methods op?

Het goed toepassen van Job Methods levert bedrijven veel op. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande voorbeelden.

Naar een nieuwe, universele werkstandaard vertaalde verbeterideeën worden het vertrekpunt voor concrete verbeterstappen. Hierdoor voorkom je dat medewerkers hun eigen workarounds bedenken en toepassen.

Goede werkstandaarden leggen workarounds of technische problemen bloot. Verbeterpunten opsporen staat zonder een duidelijke werkstandaard vaak gelijk aan het zoeken naar een speld in een hooiberg.

Een compacte, praktische en van alle overbodige ballast ontdane werkstandaard neemt de plaats in van de klassieke werkinstructie. Die laatste is vaak een vuistdik document dat op weinig inspirerende wijze en tot in de kleinste details beschrijft hoe je een taak uitvoert. Een trainingsstandaard is veel meer gestoeld op visuele instructies. Je slaat informatie op in je hoofd in plaats van in een dik naslagwerk dat je er continu bij moet pakken.

Dankzij Job Methods ontstaat er een interne cultuur van continu verbeteren. Dit leidt ertoe dat iedereen gaat nadenken over kwaliteit, veiligheid en productiviteit. Zo ontstaat een vruchtbare bodem voor het bedenken en snel adopteren van effectieve verbeteringen. Vervolgens borg je de resultaten van die verbeteringen voor de lange termijn door verbeterde werkwijzen te standaardiseren en te integreren in opleidings- en onboardingtrajecten.

Meer weten?

Job Methods vormen een belangrijk onderdeel van de TWI-methode dat direct volgt op Job Instruction. Waar Job Instruction de nadruk legt op het foutloos aanleren van een taak en het creëren van een gestandaardiseerde trainingsmethode en werkstandaard, focust het principe van Job Methods zich op het doorlopend verbeteren van je werkwijze. Waar Job Methods in de oorspronkelijk TWI-methode een van 3 aparte modules (Job Instruction en Job Relations zijn de andere 2) was, heeft TWI Company ze samengevoegd tot een uniform geheel dat het beste haalt uit alle principes achter TWI.

Wil jij ook kennismaken met de kracht van Job Methods en TWI? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. TWI Company beschikt over ruime kennis van en ervaring met het continu verbeteren van processen en praktisch toepassen van TWI-principes. We hebben ruim 12 jaar ervaring en al zo’n 200 TWI-implementaties verzorgd in Nederland en België. Meer weten? Neem gerust eens een kijkje op onze website of neem vrijblijvend contact op. Wij leren je graag kennen!