Standaardisatie bij Vianen Flowers

Vianen Flowers heeft onlangs de Training Within Industry (TWI) methodiek geïmplementeerd om hun interne processen te verbeteren. Deze gestandaardiseerde aanpak heeft geleid tot een efficiëntere onboarding van nieuwe medewerkers, minder fouten en een betere samenwerking. De positieve impact op kwaliteitscontrole en personeelsbeheer benadrukt het succes van de TWI-methode bij Vianen Flowers.

Uitdagingen bij Onboarding

Vóór de introductie van de TWI-methode verliep de onboarding van nieuwe medewerkers bij Vianen Flowers ad hoc en inefficiënt. Er was geen gestandaardiseerd inwerkprogramma, wat resulteerde in matige inwerking van personeel en een gebrek aan geduld onder de teamleiders. Dit leidde tot verschillende werkwijzen per afdeling, fouten in het proces en onbegrip tussen nieuwe en ervaren medewerkers. De onboarding was niet alleen tijdrovend, maar ook inconsistent, waardoor nieuwe medewerkers vaak onvoorbereid aan hun taken begonnen.

Gevolgen van het gebrek aan standaardisatie

• Kwaliteitsproblemen: Bloemen werden beschadigd of niet goed ingepakt, wat leidde tot klachten van klanten of re-work.
   
• Misverstanden over de juiste werkwijze: Het gebrek aan een eenduidige aanpak zorgde voor verwarring onder medewerkers.
   
• Irritaties en spanningen: Door onduidelijkheden en fouten ontstonden spanningen tussen medewerkers, wat de werksfeer negatief beïnvloedde.
   
• Productieverlies: Door fouten en inefficiënties ging kostbare tijd verloren, wat uiteindelijk de productiviteit verminderde.
   

“Eieren leg je ook niet onderin je winkelkar, met kwetsbare bloemen doe je dit ook niet, maar dit moet je wel ergens hebben geleerd. Zo simpel kan het zijn”.

Motivatie voor verandering

De belangrijkste motivatie om de trainingsmethoden te veranderen, was de behoefte aan een uniforme en gestandaardiseerde aanpak om de kwaliteit van het werk te verbeteren en interne irritaties te verminderen.

Het ontbreken van een gestandaardiseerde methode leidde tot onbegrip en fouten, zoals verkeerd geplaatste stickers die niet gelezen konden worden waardoor producten ‘zoek’ raken in het proces. Inefficiënties in het logistieke proces werken ook weer door verder in de keten, bijvoorbeeld door een matige beladingsgraad waardoor de marges op transport onder druk komen te staan.

Daarnaast wilde Vianen Flowers een cultuur van continue verbetering creëren waarbij iedereen dezelfde taal spreekt en dezelfde normen hanteert.

De resultaten

• De inwerktijd van nieuwe medewerkers is met 60% afgenomen
• Het uitstroompercentage is verlaagd
• Het is sneller inzichtelijk of iemand bekwaam is
• Van verschillende werkwijzen naar één uniforme werkwijze

Onderzoek en beslissing voor de nieuwe methode

Ontdekking van de TWI-methode:

Via een e-mail kwam Jan Ravensbergen in contact met de TWI-methode. Hoewel hij aanvankelijk niet mocht beslissen over de implementatie, werd de ernst van de problemen duidelijk genoeg om toestemming te krijgen. Twee enthousiaste vertegenwoordigers van TWI presenteerden de methode en wisten direct de aandacht te trekken door hun praktische benadering.

Keuze voor de TWI-methode:

De keuze viel snel op de TWI-methode vanwege de praktische, informele en daadkrachtige benadering. Het sprak direct aan omdat het methodisch en standaardiserend is, wat goed paste bij de behoeften van het bedrijf. Andere methoden kwamen niet in aanmerking, omdat TWI onmiddellijk de juiste snaar raakte dankzij zijn ongeëvenaarde eenvoud en buitengewone effectiviteit.

Verwachtingen:

De doelen waren duidelijk: beter personeel werven en opleiden, fouten verminderen, en de efficiëntie verhogen. Er werd verwacht dat aan het einde van het jaar meetbare verbeteringen zichtbaar zouden zijn. Specifieke doelen waren onder andere het verminderen van productfouten met 30% en het verkorten van de inwerkperiode van nieuwe medewerkers met 50%.

Jan Ravensbergen; “Jullie zijn geen consultants in 3-delig pak, maar gewoon lekker een normaal bedrijf wat er is om ons te helpen. En dat hebben we nodig!”

Jan Ravensbergen, Vianen Flowers

Implementatie van de nieuwe methode

Eerste Stappen:

De implementatie verliep gestructureerd met goede begeleiding en concrete trainingen. Er werd gestart met het opleiden en trainen van de interne TWI schrijvers en Trainers. Dit werd gedaan om de borgen dat de TWI kennis ook intern bij Vianen Flowers blijft. Hierna kreeg Vianen Flowers gedurende 8 weken begeleiding van 2 coaches vanuit TWI Company om de implementatie in goede banen te leiden en te zorgen voor een goede start. Voortgangsgesprekken werden regelmatig gehouden om de voortgang te monitoren en bij te sturen. De eerste stap was het ontwikkelen van een gestandaardiseerd inwerkprogramma, gevolgd door intensieve training van de teamleiders.

Betrokkenheid van Teamleiders en Medewerkers:

Teamleiders en medewerkers werden positief betrokken bij het proces. Iedereen werd bij elkaar geroepen om de nieuwe trainingsmethode te bespreken. De trainingen werden gewaardeerd, vooral door medewerkers die al lang bij het bedrijf werkzaam zijn, maar ook door nieuwere krachten. Er werden interactieve sessies georganiseerd waarbij medewerkers hun feedback konden geven en vragen konden stellen. Dit zorgde voor een breed draagvlak en een gevoel van eigenaarschap onder de medewerkers.

Resultaten en impact

Verbeteringen:

Gestroomlijnde Interne Processen: De interne processen werden gestroomlijnd en gestructureerd, wat leidde tot minder fouten en efficiënter werk. Het inwerkproces werd uniform, wat ervoor zorgde dat nieuwe medewerkers vanaf dag één wisten wat er van hen werd verwacht.

Verbeterde Onboarding:

De onboarding van nieuwe medewerkers werd gestandaardiseerd, wat leidde tot minder fouten en efficiënter werk. Nieuwe medewerkers doorliepen nu een gestructureerd en duidelijk programma, wat hun integratie in het team versnelde.

Uniforme Werkwijze:

Een uniforme werkwijze werd ingevoerd, wat de samenwerking binnen teams verbeterde. Medewerkers begrepen elkaars taken en konden elkaar beter ondersteunen.

Veranderingen in Cultuur:

De denkwijze binnen het bedrijf veranderde positief. Medewerkers vroegen proactief om training, en er was meer samenwerking en ondersteuning onderling. De cultuur van continue verbetering zorgde voor een open communicatie en een sterke teamgeest. Medewerkers waren gemotiveerd om elkaar te helpen en hun kennis te delen, wat leidde tot een positievere en productieve werkomgeving.

“Door TWI te implementeren hoopten we beter personeel aan te trekken. En dit werkt! Het gaat al rond dat er bij Vianen Flowers écht aandacht is voor (nieuwe) medewerkers, dan gaat het vanzelf.”

Jan Ravensbergen, Vianen Flowers

Toekomstige plannen

Uitbreiding en Continu Verbeteren:

Vianen Flowers plant om de TWI-methode verder uit te breiden naar niet-logistieke functies en andere afdelingen. Het bedrijf streeft naar continue verbetering en wil tegen het einde van volgend jaar alle logistieke medewerkers trainen en auditeren. Er wordt ook gekeken naar de mogelijkheid om de TWI-methode in te zetten voor andere processen zoals kwaliteitscontrole en klantenservice, om zo de voordelen van standaardisatie en efficiëntie breed te implementeren.

Reflectie

Belangrijkste Lessen

Weerstand kan Oplopen:

Veranderingen kunnen weerstand oproepen; het is cruciaal om vanaf dag één een positieve instelling en draagvlak te creëren. Het is belangrijk om medewerkers te betrekken bij het proces en hun zorgen serieus te nemen.

Vasthouden aan het Plan:

Houd vast aan het plan en de visie, ondanks weerstand. Dit zal zich uiteindelijk uitbetalen. Geduld en doorzettingsvermogen zijn essentieel.

Gemeenschappelijke Doelen:

Zoek naar gemeenschappelijke doelen om iedereen op één lijn te krijgen. Een duidelijke visie en doelen helpen om iedereen gemotiveerd en betrokken te houden.

Advies aan Andere Organisaties:

Andere organisaties zouden moeten zorgen voor een sterke basis van ondersteuning en communicatie bij veranderingen. Het is belangrijk om consistent te blijven en te geloven in de gekozen aanpak. Een gestandaardiseerde methode zoals TWI kan helpen om processen te stroomlijnen, de kwaliteit te verbeteren en een positieve cultuur van continue verbetering te creëren.