Ondernemen doe je samen, feesten doe je samen

De titel hierboven prijkt op de uitnodiging van Verkade Klimaat voor een presentatie van hun missie, visie en strategie voor de toekomst, in combinatie met een pre-corona ouderwets gezellig feest. Tijdens dat feest vertelt Ronald Verkade (algemeen directeur) me, terwijl hij me wijst op de feestende collega’s: “Hier draait het om!” En zo voelt het ook. Een gevoel dat we met de Verkade Klimaat missie-visie-strategie goed hebben weten te vangen.

Hoe het begon en zich ontwikkelde
Verkade Klimaat is een familiebedrijf dat in bijna 90 jaar is gegroeid van een eenmanszaak naar een BV met meer dan 60 medewerkers. Als specialist voor het optimale klimaat in de tuinbouw levert Verkade Klimaat haar expertise over de hele wereld. Met de aanvullende divisies Utiliteit en Carbon Capture, biedt Verkade Klimaat expertises die bijdragen aan een duurzame toekomst.

De groei zit er goed in maar leverde de directie Ronald Verkade, Pieter Kruit en Thomas Collignon ook wat hoofdbrekers op. Vooral over het overzicht en de opvolging van de medewerkers over het steeds grotere aantal en de steeds groter wordende projecten. Verkade’s partner in de Tuinbouw business, KUBO, kampte met de zelfde problemen en had er iets voor: POENK.

Meer samen én meer actiegericht overleg
Wat dat POENK inhield, werd snel duidelijk toen bleek dat het zorgde voor meer ‘in control’ zijn, in dit geval door een meer actiegerichte bespreking van projecten door multifunctionele teams. Noodzakelijk omdat de steeds grotere projecten ook steeds grotere risico’s met zich meebrachten en de steeds grotere organisatie minder ‘verbonden’ en ‘in control’ was.

Met een POENK-introductieteam onder begeleiding van KAM coördinator Vincent Kouer en Triodin, werd POENK ook bij Verkade Klimaat succesvol geïmplementeerd. Met veel aandacht voor het juiste gedrag van POENK-leiders werden de doelen (zie figuur)  gerealiseerd. De tevredenheidsscore over het projectoverleg verdubbelde!

Doel op lange termijn
Daarnaast startte de directie met het helder krijgen van de strategie van Verkade Klimaat, om de vraag vanuit de organisatie naar duidelijkere doelen voor de langere termijn te beantwoorden. Met de Triodin-aanpak voor strategie-executie werden, met de directie en vertegenwoordigers vanuit het hele bedrijf, de missie, de visie en de actuele strategische aandachtspunten vastgesteld.

Deze zijn inmiddels gepresenteerd aan alle medewerkers door Ronald, Thomas en Pieter. Een tot feestlocatie omgeturnde productiehal vormde hiervoor het decor. Je zou kunnen zeggen dat de strategie-executie met deze presentatie pas begint. Dat klopt en tóch is het niet waar, want Verkade Klimaat zou Verkade Klimaat niet zijn, als het alles netjes na elkaar deed!

Verbeterteam door Lean Green belts in opleiding
Wat POENK óók opleverde namelijk was meer inzicht in waar het proces van klantaanvraag tot aan oplevering aan de klant niet lekker verliep. Het gestructureerd en effectief aanpakken van deze verbeterpunten kwam niet goed uit de verf. Onder andere de opgelopen werkdruk was daar het onderliggende probleem van. De directie zette daarom een verbeterteam met de volgende opdracht aan de slag: “Kom met een voorstel voor een gestructureerde workflow, die beter is te behappen door de organisatie en met minder effort meer oplevert”. En parallel daaraan werden met dit verbetertraject Lean green belts opgeleid.

Druppelen in plaats van waterval
Het verbeterteam “Smart Team, Real Solutions” bestond uit mensen van verschillende afdelingen en met relatief ‘jonge honden’ Vincent Aits en Joey Weijne en ervaren rotten Ben Haring en Marcel Verkade, was het ook wat ervaring en frisse blikken betreft een goede mix. Het team kwam er al snel achter dat het vooral mis ging op de overdrachtsmomenten in de workflow. Om dat te verbeteren, heeft het Verbeterteam een cocktail van tegenmaatregelen geïntroduceerd:

1. meer druppelsgewijs doorgeven van informatie;
2. standaard output hanteren per afdeling;
3. planning maken, gebruiken en elkaar eraan houden;
4. meer als team werken door duidelijk taken te verdelen en taken van elkaar over te nemen;
5. meer tijd nemen als directie en leidinggevenden voor strategische en tactische actiepunten.

Investeren in mensen
Op het feest vertellen Peet Vellekoop en Joost de Waard, ook verbeterteamleden, dat het samen werken in dat team hen als collega’s meer heeft verbonden. Dat leidt tot nóg betere afstemming en sfeer in het dagelijkse werk, drukken ze mij op het hart. En over ‘hart’ gesproken: dat lijkt nu minder ‘vet’ te zijn geworden, beaamt Richard van Dalen, ook verbeterteamlid. Hij introduceerde tijdens een verbeterteamsessie het Westlandse begrip: een ‘vet hart’ (betekent: té lang té druk zijn, resulterend in stress).

De directie is trots op het verbeterteam en al  haar personeel. Dat voel je tijdens het feest. Niet voor niets wijst Ronald me er nog eens op als hij zegt “Hier draait het om!”. Ook de manier waarop Marchel die 45 jaar bij de zaak werkzaam is in het zonnetje wordt gezet, spreekt boekdelen. Overduidelijk is: “Verkade Klimaat laat niemand in de kou staan”. De missie van Verkade Klimaat dekt absoluut de lading!