Continu Verbeteren bij Woonbron

Vanuit een sociaal hart en aanwezigheid in de wijk staat Woonbron voor goed, prettig en betaalbaar wonen. Door de dienstverlening te optimaliseren willen zij optimale klantwaarde en enthousiaste klanten creëren. Met de juiste balans tussen procesoptimalisatie en gedragsontwikkeling bouwt Triodin ook bij Woonbron aan een continu verbetercultuur. Een cultuur waarbij klantwaarde voorop staat en waar iedereen iedere dag bezig is met ‘het een beetje beter doen’. Makkelijk gezegd, maar het is door de grote hoeveelheid invloedsfactoren rondom een woningcorporatie een flinke uitdaging om een optimale bedrijfsvoering gericht op klantwaarde te combineren met continue procesverbetering.

“Het is de vierde keer dat we starten met Continu Verbeteren”. “We hebben mooie resultaten geboekt, maar ik heb het gevoel dat Continu Verbeteren aan het verwateren is”. “We hebben een nieuwe manager gekregen die andere zaken belangrijker vindt”. “Ik voel me alleen in mijn streven om in de organisatie anderen enthousiast te maken voor verbeteren”.

Als verbetercoach bij Triodin benader ik zaken graag positief. Ondanks het “negatieve” begin wordt dit een positief artikel! In mijn netwerk hoor ik geregeld bovenstaande geluiden rondom het thema Continu Verbeteren. In dit artikel wil ik jullie graag meenemen wat we binnen het verbeterprogramma van Woonbron, wat reeds 2,5 jaar loopt, doen en hebben gedaan om bovenstaande geluiden te voorkomen. Een aantal aspecten dat jullie kan helpen om duurzaam een Continu Verbetercultuur te creëren, zal ik in de vorm van tips daarbij aanstippen.

In samenwerking met BLIK en Stephanie van den Broek van Joolz, startten we in augustus 2017 met het verbeterprogramma bij Woonbron. Een wooncorporatie met 45.000 woningen en 4.500 andere vastgoedeenheden in Rotterdam, Nissewaard, Delft en Dordrecht.

We begonnen “klein” en met betrokken bestuurders
In het geval van Woonbron waren beide bestuurders sponsor van het Continu Verbeterprogramma. Afgesproken was dat één van hen een actieve rol kreeg binnen het Verbeterprogramma. Dit behelsde o.a. een voorzittersrol binnen een maandelijks Stuurgroep-overleg.  Het programma begon met het optimaliseren van het Verhuurproces. Mooie resultaten werden behaald en enthousiasme was aangeboord. Tenslotte heeft de Raad van Bestuur/Directieteam bewust ervoor gekozen om Continu Verbeteren volledig te accepteren en “in het DNA” van de organisatie te krijgen.

Tip 1: Zorg voor enthousiaste sponsoren van het verbeterprogramma en begin klein.

Betrokken Directieleden
Woonbron heeft betrokken directieleden t.a.v. Continu Verbeteren. Vanuit ja denken, ja voelen en ja doen geven zij mede leiding aan het Verbeterprogramma. Zij zijn formeel opdrachtgever van verbeterteams en zijn zichtbaar actief betrokken bij de voortgang. Zij stellen zich kwetsbaar op door hulp te vragen ten aanzien van werkvloeren, implementatie en borgingsvraagstukken in een matrixorganisatie en het effectief voeren van een strategische prestatiedialoog.  Het gaat, met andere woorden, niet alleen over KPI’s, maar zeker ook over leiderschap en effectief gedrag.

Tip 2: Geef als management het goede voorbeeld, in wat je doet en in hoe je dat doet.

Lean basistraining
 “Ik wil aan de slag!”, “Kan ik ook een Green Belt volgen?”. Enthousiaste reacties, keer op keer, op de Yellow Belt training die de deelnemers aan een Verbeterteam aangeboden kregen. Vanwege de positieve impact van de training op het Verbeterprogramma is inmiddels het streven om iedere medewerker van Woonbron te trainen op het gebied van Continu Verbeteren.

Tip 3: Creëer klantfocus, zorg voor een gezamenlijke verbetertaal  en verbeterenergie. Bijvoorbeeld door de inzet van een Lean basistraining.

De Stuurgroep
Natuurlijk heeft een Stuurgroep een formele taak in termen van: bewaken van de verbeterplanning, prioriteren van onderwerpen, bespreken van risico’s en maatregelen etc. Echter, als voornaamste taak zien we het faciliteren van de Verbeterteams. Verbeterteams leggen geen verantwoording af, maar informeren de Stuurgroep over hun Verbeterproces en stellen een hulpvraag. De Stuurgroep helpt daar waar kan.

Tip 4: Installeer een Verbeterorgaan dat sturing geeft aan het verbeterprogramma en teams faciliteert.

De kracht van verbinding en herhaling
Het Cultuurprogramma van Woonbron dat de belangrijke waarden:  Samenwerken, Eigenaarschap en Aanspreken nastreeft, is verbonden met het Continu Verbeterprogramma. Deze programma’s staan niet los van elkaar. Gezamenlijk vertellen we met deze twee programma’s bij Woonbron het verhaal dat het streven naar continu verbeteren in combinatie met de waarden, de belangrijke gedragsvoorwaarden zijn voor succes.

Tip 5: Zorg voor een eenduidige boodschap. Maak gebruik van de sterke combinatie van een cultuurprogramma met een continu verbeterprogramma.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of zoek je verdieping op de omschreven aspecten, neem dan even contact met ons op. We vertellen je graag meer over onze verbeteraanpak waarbinnen procesoptimalisatie hand in hand gaat met gedragsontwikkeling.