5 manieren om jouw dagelijkse werkroutine te verbeteren

Als elke week een aantal kleine verbeteringen zichtbaar zijn, creëert dit een constant gevoel van succes. Dit gevoel voor succes werkt motiverend voor het team waardoor er makkelijk een verbetercultuur ontstaat. Het continu verbeteren (ook wel Kaizen genoemd) is een doorlopend proces om diensten, producten en processen op een systematische wijze te verbeteren en te veranderen met als doel het verhogen van klantwaarde en/of verspillingen te elimineren.

Het kan soms lijken dat een proces al goed is ingedeeld en wellicht niet beter kan. Echter is dat niet de gedachtegang achter het continue verbeteren principe. Het gaat er namelijk om dat iets altijd beter kan. Er is altijd ruimte voor verbetering.

Het continu verbeteren staat centraal binnen Lean en vergt een verandering van de mentaliteit. Het vereist een volledige omschakeling dat tijd in beslag zal nemen met positieve resultaten. Ook heeft het verschillende voordelen: kosten verlagen, kwaliteit verbeteren, meer betrokkenheid vanuit de medewerkers, sneller leveren, een proactieve leercultuur en nog veel meer. Om van deze voordelen te genieten is het goed om de dagelijkse werkroutine te verbeteren. 

 Er zijn een aantal makkelijke manieren om de werkroutine te verbeteren:

1. Stand-up meeting

Een stand-up meeting, ook wel een daily standup genoemd, is een middel dat het kortcyclisch verbeteren ondersteund. Het is een dagelijkse vergadering team dat rondom een verbeterbord gehouden. 

De dagelijkse stand-up meetings worden aan het begin van of halverwege de dag gehouden om de resultaten en problemen te communiceren. Er wordt dus een plan gemaakt voor de komende 24 uur. Dit plan verloopt vaak via een vast stappenplan, bijvoorbeeld via SQDCP. SQDCP staat voor Safety, Quality, Delivery, Cost & People. 

Het doel is om deze meetings zo kort en zakelijk te houden. Tijdens een effectieve stand-up meeting worden een aantal (niet te veel) KPI’s besproken. Een stand-up meeting is doelgericht als er alleen feiten worden besproken. Een stand-up meeting duurt niet langer dan 15 minuten en wordt (zoals in de naam wordt weergegeven) staande gehouden.  

Om een effectieve daily standup te houden worden de volgende zaken besproken:

1. Actielijst: bespreek de status van reeds afgesproken acties met deadline vandaag.
2. Prestaties afgelopen interval: scores KPI’s / geplande activiteiten
3. Mogelijke obstakels komende interval: bedreigingen voor de KPI’s / geplande activiteiten
4. Samenvatting/prioriteitstelling 

Verder kan er een stopwatch worden gebruikt om de stand-up meeting na 15 minuten te stoppen. Dit zorgt ervoor dat de teamleden de volgende keer zaken kort en bondig formuleren.

2. PDCA Cirkel

Kaizen events volgen een PDCA-cyclus. De afkorting PDCA staat voor Plan-Do-Check-Act en wordt ook wel de Deming of Shewhart cirkel genoemd. De PDCA-cyclus draagt bij aan het structureel oplossen van problematiek. Het PDCA cirkel is krachtig hulpmiddel om het kwaliteit te verbeteren. Ook dient het als een controlemiddel om de kwaliteit van verbeteringen binnen een organisatie te bewaken. 

Hieronder worden de 4 fases kort toegelicht:

Plan: In deze fase wordt het probleem gedetecteerd en omschreven. Dit is een belangrijke fase want het juiste probleem moet worden beschreven. Maak een plan voor het probleem en leg vast wat er verbeterd moet worden. Ook de stappen dienen te worden gedefinieerd. 

Do: Voer het plan kleinschalig uit onder gecontroleerde omstandigheden. Zorg ervoor dat de resultaten goed worden gemeten met de juiste meetinstrumenten.

Check: Onderzoek de resultaten en achterhaal of het proces daadwerkelijk is verbeterd.

Act: Implementeer de verbeteringen die met data zijn onderbouwd. Maak standaarden of werk de standaarden bij zodat iedereen de nieuwe voorschriften makkelijk kunnen volgen.  

De PDCA-cyclus wordt in Japan als het basismodel voor het uitvoeren van Kaizens. Dit zijn dagelijkse verbeteringen. Zo kun jij dus jouw dagelijkse werkroutine continu verbeteren.

Wil jij leren hoe je de PDCA cirkel kan toepassen? Dit wordt uitgebreid besproken in de Lean Green Belt trainingen. Bekijk de data en schrijf je in.

3. Visuele werkomgeving

Met een visuele werkomgeving wordt één ding bedoeld: alles zichtbaar maken. Visualisatie is één van de belangrijkste kenmerken voor een Lean omgeving. Lean betekent tevens open communicatie. Met behulp van visuele middelen (grafieken of afbeeldingen) wordt het boodschap in één oogopslag duidelijk gemaakt. Door het visualiseren van een omgeving worden problemen sneller & beter zichtbaar. Hetgeen dat mist, te veel is, verkeerd staat, etc. valt beter op. 

Met duidelijke illustraties of grafieken worden zaken zelfverklarend. Je kunt zien dat niet voor elke actie de supervisor of afdelingsmanager nodig is. Dit is één is een cruciale stap in ieder Kaizen of Lean-transformatieproces.

Een aantal voorbeelden om zaken te visualiseren: 

• 5S-programma. 
• Kleurcodering en labeling van gereedschappen.
• Gestandaardiseerd meubilair, bakjes en kleurcoderingen.
• Geplastificeerde werkinstructies.
• Afbakening van cellen of afdelingen.
• Markeringen op de vloer voor machines, onderdelen en looppaden.
• Markeringen voor onderhanden werklocaties.
• Duidelijke order instructies bij onderhanden werk.
• Kanban-rekken en Kanban-kaarten.
• Schaduwborden voor gereedschap (SMED).
• Overzichtelijke communicatieborden van een visueel

Een mooi voorbeeld van een overzichtelijk communicatiebord is een digitaal touchscreen. Op sommige werkplekken hangen schermen met real-time data waarbij de belangrijkste KPI’s (Key Performance Indicators) worden vertoond. Zo wordt het makkelijker om te prioriteren, anticiperen en de groei samen te realiseren.

4. Een gemotiveerd team

“Als jouw gedrag anderen inspireert om meer te dromen, meer te leren, meer te doen en meer te worden, dan ben je een leider.”

Leiders coachen en helpen medewerkers om betere resultaten te bereiken door hen te ondersteunen, te coachen, te beschermen tegen inmenging van buitenaf en door toegankelijk te zijn. Een gemotiveerd team maakt het verschil en zorgt ervoor dat een project succesvol wordt afgerond. Als de kartrekkers hun focus verliezen dan duurt het langer voordat een project wordt afgerond. En ook met minder succes als voorspeld.

Om als projectleider een gemotiveerd team te creëren en behouden is het goed om naar de werkvloer (go to Gemba) te gaan om te achterhalen wat de drijfveren zijn. Het doel van Go to Gemba is het proces op de werkvloer te zien, horen en begrijpen. Je kunt problemen, verspillingen en verbetermogelijkheden makkelijker identificeren en medewerkers leren om deze zaken zelf te herkennen. 

Doordat de projectleider de problemen dus zelf ziet, hoort en begrijpt is het dus makkelijker om het team te motiveren. Door het team de juiste kant op te sturen en met de juiste woorden en (visuele) middelen realiseren we dagelijks een verbetering.

5. Monitoren van KPI’s

Om elke dag 1% beter te zijn, is het goed om te weten wat de resultaten zijn van de vorige periode en welke verbeteringen er doorgevoerd moeten worden. Zoals eerder is aangegeven bieden visuele hulpmiddelen overzicht en verklaren data in één oogopslag. 

Het monitoren van de KPI’s (Key Performance Indicators) wordt meestal gedaan in een performance dashboard. Een dashboard wordt aangemaakt voor een afdeling, business unit, project en kan zelfs aangemaakt worden voor één medewerker. Een dashboard speelt een enorme rol bij het meten van de successen of juist bij het constateren van verbeteringen. 

Een belangrijk punt bij het maken van een dashboard is het opnemen van de belangrijkste KPI’s. Deze gekozen KPI’s dienen in lijn te staan met the Voice of Customer (VOC). De KPI’s worden dus gekoppeld aan het probleem van de klant. De belangrijkste KPI’s worden achterhaald door middel van een aantal CTQ’s (Critical to Quality). 

Elk Lean Six Sigma project richt zich op een beperkt aantal CTQ’s. Om de CTQ’s vast te stellen, wordt een CTQ Flowdown opgesteld. Voor Lean-projecten is de CTQ vaak gerelateerd aan aantallen of tijd (doorlooptijd, levertijd, bewerkingstijd, bezettingsgraad, etc.).

De KPI’s zijn key in het continu verbeterproces. Ze worden namelijk gebruikt om de prioriteren welk verbeterproject eerst zal worden uitgevoerd. Tevens bieden ze dagelijks een dosis motivatie aan om vandaag 1% beter te zijn dan de dag voorheen waardoor de dagelijkse werkroutine wordt verbeterd.

Wil jij met ons sparren over hoe jij de werkroutines binnen een team en organisatie kan verbeteren? Laat het ons dan weten via het onderstaand formulier. We nemen zo snel mogelijk contact met jou op!