Fonterra Europe standaardiseert haar processen met Onprove

Interview met Diana Krabbe, General Manager Operations Europe & Africa bij Fonterra Europe Manufacturing B.V.

Continu verbeteren. Daar draait het om bij Fonterra Manufacturing in Heerenveen. Om de verbeterprocessen die daarvoor nodig zijn te standaardiseren en goed in de organisatie te verankeren, startte Diana Krabbe, General Manager Operations Europe & Africa bij Fonterra Europe Manufacturing B.V., met behulp van Onprove een continu verbeterprogramma. De resultaten zijn inmiddels duidelijk zichtbaar: de productie verloopt efficiënter met minder afwijkingen en verliezen.

Fonterra Europe in Heerenveen

Krabbe: ‘Fonterra is een van de grote wereldspelers in de zuivelindustrie. De Nieuw-Zeelandse coöperatie, met het hoofdkantoor in Auckland, is eigendom van 10.000 melkveehouders. De zuivelgigant werkt wereldwijd met partners. De fabriek in Heerenveen, Fonterra Manufacturing BV, is de enige fabriek buiten NZ die volledig in eigendom van Fonterra is.  Het bedrijf is in 2011-2012 ontstaan toen Royal A-ware een nieuwe kaasfabriek bouwde in Heerenveen. Naast deze fabriek bouwde Fonterra een eigen site waar het bijproduct van de kaas, de kaaswei, wordt verwerkt tot hoogwaardige ingrediënten voor levensmiddelen, babyvoeding en medische toepassing. De kaaswei wordt via een pijpleiding van A-ware naar Fonterra getransporteerd.’

Programma dat aansluit bij eigen DNA

Voor de kennis van Onprove werd ingeschakeld, werkte de fabriek in Heerenveen met een verbeterprogramma van het moederbedrijf. Volgens Krabbe sloot dit programma Nieuw-Zeelandse stijl niet zo goed aan bij het eigen DNA van de fabriek in Heerenveen. ‘We zijn een Nederlandse organisatie en het Nederlandse management legt de verantwoordelijkheden het liefst zo diep mogelijk in de organisatie. Het Nieuw-Zeelandse model is hiërarchischer. Wij wilden meer aansluiting bij de Nederlandse manier van werken.’

Krabbe weet waarover ze spreekt. Ze is bijna haar hele werkzame leven actief in de zuivelindustrie. ‘Ik ben in 1988 begonnen in Borculo bij Domo Ingredients, stapte daarna over naar DVNutrition, vervolgens naar DOC Kaas en sinds vijf jaar ben ik werkzaam bij Fonterra. De keuze voor Onprove was een logische. ‘Ik ken Marc van Amersfoort al heel erg lang. Toen ik bij DOC werkte, was Marc daar productieleider. Samen met hem heb ik bij DOC eenzelfde verbeteringsproces gedraaid.’

Stappenplan Onprove

Om het Continuous Improvement-project goed op de rit te krijgen, werd het stappenplan van Onprove gevolgd. Krabbe: ‘We zijn begonnen met een quick scan door Onprove: waar staat Fonterra Heerenveen en wat is het ideale plaatje? Wat moeten we doen om dat te bereiken? De bevindingen van deze quick scan vormden het uitgangspunt van ons stappenplan.

Onder begeleiding van Onprove zijn we samen met de teams die staan voor de dagelijkse uitvoering, gestart met de uitwerking van het stappenplan. Het managementteam heeft zich hier buiten gehouden. Alexander Kinket van Onprove was één dag in de week in Heerenveen om de structuur stap voor stap op te zetten.

Het begint met een stuurgroep waarin de besluiten worden genomen. Er is daarnaast een klankbordgroep opgesteld met daarin een afvaardiging van het Heerenveen team, die feedback geeft. Er wordt een overlegstructuur en alles wat daarbij hoort gebouwd. Hierbij komen zaken aan de orde als: hoe is het voorzitterschap geregeld en wat zijn de do’s en don’ts bij een overleg? Er worden KPI’s vastgesteld, er wordt gekeken hoe je ervoor kunt zorgen dat die aansluiten bij je strategie. Het is een heel pakket dat je stap voor stap uitvoert.’

Inbedding in de organisatie

Om te voorkomen dat het enthousiasme voor continue verbetering afneemt zodra de consultant weg is, heeft Fonterra veel tijd genomen om het proces goed in te bedden in de organisatie. ‘Normaal doe je er een half jaar over, wij hebben er een jaar over gedaan. We wilden dat het echt goed ging werken.’

Om het verbeterproces gaande te houden is een Continuous Improvement Lead aangesteld. ‘Hij begeleidt collega’s op de site om een goede root cause analysis te doen. We hebben daar een speciaal A-3 formaat voor om het op een goede manier te blijven doen.’

Daarnaast komt feedback niet alleen uit het klankbordteam maar ook uit de dagelijkse operatie meetings die op verschillende niveaus plaatsvinden. ‘Deze vergaderingen worden ge-audit en hieruit komt ook feedback over verbetermogelijkheden. Op deze manier krijg je je verbetercirkel goed op gang’, aldus Krabbe.

Trainingen

Hoewel er stevige stappen zijn gezet, benadrukt Krabbe dat ze nog niet klaar zijn. ‘Door Covid 19 is in de afgelopen anderhalf jaar op een aantal punten een achterstand opgelopen maar in die tijd hebben we benut om mensen te trainen. We hebben door de hele organisatie een beperkte groep mensen de Green Belt training gegeven en een grotere groep een Yellow Belt training. Daarmee zorg je ervoor dat de kennis die ze hebben opgedaan in de training wordt gebruikt bij het maken van een probleemanalyse.’

Resultaten

Het resultaat is dat er nu een goede verbeterstructuur staat volgens Krabbe. ‘Al je resultaten zijn in één oogopslag zichtbaar. We hebben een uniforme structuur in het hele bedrijf. In plaats van de gewone informatieborden die Onprove gebruikt in het stappenplan, hebben we gekozen voor een digitale structuur. Het draait bij ons om schermen. Het heeft er ook toe geleid dat alles wat je bespreekt vastligt in notulen.  Die uniforme structuur en een uniforme agenda is heel belangrijk. Met de beschikbare tools kunnen we bij problemen een betere root cause analysis maken. We lossen zo problemen echt op. Het resultaat is efficiënter produceren met minder afwijkingen en verliezen.’

Business Improvement

Naast Continuous Improvement draait er nog ook een Business Improvement-programma bij Fonterra. ‘Continu verbeteren wordt heel erg vanuit problemen benaderd en Business Improvement vanuit kansen om het volledige potentieel van je bedrijf te gebruiken. We hebben ook gewoon momenten waarop we onze successen vieren door mensen in het zonnetje te zetten tijdens de lunch of door te trakteren op gebak. Dat proberen we op een goede manier te doen en het werkt!’

Naast de dagelijkse meeting is er nu ook een wekelijkse meeting waar Continuous Improvement en Business Improvement op de agenda staan. ‘Hier wordt gedeeld wat er de afgelopen week is bereikt. Op die manier hebben we nu een goed en robuust programma staan’, concludeert Krabbe.

Ook vindt er nog iedere maand een overleg van de stuurgroep en de klankbordgroep plaats. ‘Dat willen we continueren. Martijn van Onprove komt nog steeds één keer per kwartaal. Dat doen we om dat wat we hebben geïmplementeerd in stand te houden. Hij steekt de thermometer in de organisatie: doen we het nog zoals we het hebben neergezet, wat zijn de vervolgstappen en waar kunnen we verbeteren?’

Samenwerking met Onprove

‘De samenwerking met Onprove gaat heel erg goed. We hadden de voortgang wat sneller willen hebben maar als je merkt dat je organisatie er nog niet helemaal klaar voor is, moet je in overleg afstemmen wat je eerst doet en wat het laatst. Met de begeleiders die we hebben gehad, Martijn en Alexander Kinket, denk ik dat we dat gewoon heel erg goed hebben gedaan. Je moet het tempo kiezen dat bij de organisatie en de mensen past. Doe je dit niet dan bloedt het dood als de consultant weg is.’

Krabbe benadrukt dat ze van Fonterra de ruimte en de middelen heeft gekregen om het goed te doen. ‘Wij hebben er een jaar over gedaan. We hebben na een eerste sessie trainingen een tweede sessie gestart die nu loopt. Iedereen krijgt hiermee dezelfde gereedschapskist en dat is het allerbelangrijkste. Onze Business Improvement-manager en Continuous Improvement Lead hebben allebei de Red Belt training gevolgd. Deze training gaat veel meer over gedrag en veranderen en daarmee geef je ook hen weer extra gereedschap.’

Continu verbeteren moet vanzelfsprekend worden

Tot slot zegt Krabbe: ‘Ik vind dat continu verbeteren moet zover gaan dat het een vanzelfsprekendheid in de organisatie wordt. Het is nog niet overal een vanzelfsprekendheid, maar we zijn een heel eind op weg. Dat vergt tijd en aandacht en herhalen.’