Efficiency van het proces is margebepalend

Continu Verbeteren is daarom een must!

“Efficiency van het proces is naast inkoop en verkoop margebepalend. Continu Verbeteren is daarom een must!”

Total Exotics is onderdeel van het beursgenoteerde Total Produce uit Ierland, één van de grootste aanbieders van verse groenten en vers fruit. Total produce is actief vanuit meer dan 100 vestigingen in 26 landen in Europa, India, Noord Amerika en Zuid-Amerika. Binnen Total Produce is elk bedrijf zelfstandig en verantwoordelijk voor eigen omzet en winstgevendheid.

 

Said Bannany is General Manager bij Total Exotics en verteld over het Jonge bedrijf wat in 2010 is begonnen met inkoop/ompak/verkoop van exotische vruchten: “Medio 2016 heeft Total Exotics het besluit genomen om van de import/verkoop van diverse exoten over te gaan naar de specialisatie in mango’s en avocado’s. De strategische keuze om dit te doen was niet geheel zonder risico maar zorgde er wel voor dat Total Exotics zich anders kon gaan positioneren in de markt. Door de specialisatie konden we onze klanten gaan ontzorgen op het gebied van category management en shelf life planning en positioneerden we ons meer als partner dan leverancier.

Door de focus op Mango’s en avocado’s is risicospreiding wel lastiger geworden. Om winstgevend te kunnen blijven en de klant tevreden te houden betekent dit dat de focus meer ligt op het anticiperen op seizoenen en goede voorspellingen doen. Je bent sterk afhankelijk van het weer en fluctuerende prijzen in de markt. Afgelopen zomer waren de prijzen extreem laag door het hoge aanbod in de markt. Reden hiervoor ligt voornamelijk in klimaat en daarnaast dat diverse export landen nu profiteren van het reeds aangeplante areaal.

“Op inkoopprijs en verkoopprijs heb je als AGF-handelaar maar heel weinig invloed. De inkoopprijs dicteert de verkoopprijs en de marktvraag fluctueert en kun je ook niet echt beïnvloeden. Hetgeen je wel kunt beïnvloeden is de efficiëntie van je productie. Dat was ook de reden om aan tafel te gaan met Onprove. We zijn de startup fase eigenlijk net pas ontgroeit en worden nu door de scale-up fase gedwongen om processen efficiënter te maken en te borgen binnen onze organisatie. Na onze verhuizing naar het nieuwe pand hadden we nieuwe lijnen waar het beoogde rendement en planning niet werden gehaald en wilde we gaan starten met het 5 Stappenplan. De lastigheid waar we tegenaan liepen was dat onze productiemanager een andere uitdaging had gevonden en we dus niemand hadden die de continu verbeter kar kon gaan trekken. Gelukkig kon Onprove Martijn Muller als interim operations manager inzetten om deze ruimte in te vullen.”

Interim-oplossing met duidelijke deliverables

Voordat Martijn aan de interim klus begon zijn er duidelijke deliverables afgesproken die naast het dagelijkse management moesten worden gehaald. Zo was er behoefte aan rust en structuur in de loods. Hiervoor heeft Martijn functieprofielen opgesteld en de personeelsbezetting per afdeling en lijn inzichtelijk gemaakt waardoor iedereen duidelijk op het netvlies had wat wel en niet hun verantwoordelijkheid was. Daarnaast heeft hij in zeer korte tijd een bestelprocedure neergelegd zodat er rust in de productie ontstond en efficiënter geproduceerd kon worden.

Structuur, cultuur en resultaat

Na stap 1 van het Onprove 5 stappenplan is de Onprove Continu Verbeter Coach begonnen met de invoering van het weekbord. Hiermee kwam een eind aan de vergadercultuur van 2 á 3 uur vergaderen doordat het opeens in een half uur moest. “Dat was wel even wennen verteld Said Bannany. In het begin liepen we nog gierend uit de tijd maar ging naar verloop van tijd steeds beter. Doordat iedereen verantwoordelijkheid neemt voor zijn eigen KPI’s en de oplossing van obstakels halen we het nu wel. De verantwoordelijke komt zelf met een oplossing in plaats van het probleem in de groep te gooien en dan te proberen met elkaar een oplossing te vinden. Nu heeft iedereen zijn zaken voor elkaar, zijn KPI’s en het bord van tevoren ingevuld en kunnen we er in een rap tempo door heen.”

“Toen het Weekbord goed op gang was, zijn we ook met het dagbordoverleg begonnen. Het mooiste daarvan is dat ik zag dat mensen hun verantwoording pakten en daarmee het eigenaarschap verhoogde. Ik leer ook veel van het bijwonen van andere bordoverleggen omdat je dan niet zelf de bordvoorzitter bent en je toch altijd weer andere inzichten krijgt van je collega’s. Om eilandvorming binnen onze organisatie tegen te gaan en de communicatie te bevorderen is er dagelijks ook 1 collega van sales bij het dagbordoverleg. Hierdoor is er meer begrip van sales voor de dynamiek van de productie (met ruim 60 medewerkers) en wat er wel en niet kan. Continu verbeteren moet je met je hele bedrijf doen om succesvol te zijn. Het belangrijkste is om “de Slack” uit het proces halen. Minimaal 1x per half jaar moet je je eigen bedrijfsblindheid genezen door jezelf kritisch onder de loep nemen en jezelf afvragen: zijn we nog goed bezig? Past de koers die we varen nog bij de omstandigheden op zee.”

Resultaat van de bordenstructuur

Nu we KPI’s aan het meten zijn hebben we concrete cijfers en krijgen de medewerkers feedback over hoe ze het doen. Daardoor kunnen we sturen op feiten in plaats van buikgevoel zoals dat voorheen ging. Als ik nu vraag hoeveel mensen we nodig hebben morgen, krijg ik een exact aantal. Daarbij anticiperen we met de orderintake beter op de productiecapaciteit en zijn de kosten en het aantal collo inzichtelijk voor iedereen die het nodig heeft. Doordat we meer vooruitkijken en beter plannen is onze leverbetrouwbaarheid gestegen en de kostprijs naar beneden. Een mooi teken dat de communicatiestructuur goed staat, valt op met het mailgedrag: Mensen sturen niet meer zomaar een mail naar iedereen in de organisatie maar weten nu wie waarvoor verantwoordelijk is; een mooi Resultaat!

Verliezen uit het proces halen

Onprove heeft met linebalancing inzichtelijk gemaakt waar verbeteringen in het productieproces konden worden doorgevoerd zodat het rendement van de nieuwe lijnen omhoog kon.

“De tafels zijn opnieuw ingedeeld waardoor de kostprijs van arbeid per collo met 15% naar beneden kon. Op jaarbasis resulteert dat een besparing van 20 tot 30k op uitzendkrachten. Doordat we de productiviteit en bezetting gingen meten op de lijnen werd het ook snel inzichtelijk als er een kostprijsstijging was en kon er direct bijgestuurd worden.

Technisch projectmanagement resultaat

Omdat Total Exotics een jong bedrijf is en ook wil blijven innoveren is Onprove gestart met een technische inventarisatie van het machinepark om te kijken welke handmatige handelingen verder geautomatiseerd kunnen worden. Vanuit deze inventarisatie in het technisch project management heeft Onprove geadviseerd om twee ontnesters op korte termijn aan te schaffen die continu 2 uitzendkrachten kunnen besparen. “Onprove’s expertise en ervaring met automatisering van processen en aankoopbegeleiding vond ik erg prettig. Daarbij zijn er op advies van Onprove ook bepaalde zaken naar de langere termijn verschoven. Reden daarvoor was dat het verstandiger was om de efficiency van de betreffende lijn eerst nog te verhogen alvorens te investeren in verdere automatisering. Als de efficiency slag gemaakt is, is het pas zinvol om verdere automatiseringsslagen te maken.”

De continu verbeter toekomst

Bij Total Exotics is Onprove bezig met het implementeren van de continu verbeter basis en druk met stap 3 van het Onprove 5 stappen plan.” De eerste bouwstenen van het Continu verbeteren staan nu stevig maar het veranderproces wat je als bedrijf ondergaat moet je niet onderschatten. Af en toe merk je dat het voor Total Exotics nog moeilijk is om, met de continu verbeter bril op naar processen te kijken en het continu verbeteren is nog niet volledig verweven in het DNA. Dat gezegd hebbende ben ik erg blij met de stappen die we al gemaakt hebben in o.a. eigenaarschap, de cultuurverandering en efficiëntie verhoging. Als je in stap 3 van het Onprove 5 stappenplan al kan zeggen dat je resultaat hebt, beloofd de toekomst alleen nog maar meer moois.