Daily Management en Leader Standard Work

Daily Management Systemen (DMS) en Leader Standard Work (LSW) zijn intrinsiek met elkaar verbonden. De factor die deze twee systemen samenbrengt, is standaard werk.

 Binnen het DMS hebben veel organisaties vergaderingen en visuele borden opgezet, die effectief zijn in het borgen dat teams alle zaken hebben die nodig zijn om succesvol te zijn. Hierbij valt te denken aan het bieden van escalatie routes, het communiceren van prestaties en prioriteiten, en het aan het licht brengen van problemen die opgelost dienen te worden.

Een veelvoorkomend hiaat bij deze vergaderingen is het ontbreken van een verband tussen gedocumenteerd standaardwerk en de daily meeting. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat er überhaupt geen standaard werk is om mee te beginnen. Soms komt het voor dat er wel standaard werk bestaat, maar dat dit verouderd, overdreven complex of eenvoudigweg onjuist is, waardoor mensen het negeren. In feite heeft het dan geen bestaansrecht. 

Wat betreft LSW: "Controleren" is een cruciale activiteit die op alle niveaus in LSW geïntegreerd moet zijn. Leiders "controleren" om ervoor te zorgen dat gedocumenteerd standaard werk (taakinstructies en de normen daarin) nageleefd wordt. Als dit niet het geval is, faciliteert de leider een discussie om te achterhalen waarom dit zo is. Is het standaardwerk onduidelijk of ontoegankelijk? Zijn de omstandigheden veranderd waardoor het standaardwerk bijgewerkt moet worden? Bevat het standaardwerk een stap die het team als onveilig of irrelevant beschouwt?

De volgende stappen dragen bij aan het opzetten van een goede werkmethode:

• Documenteer ALLE processen aan de hand van taakinstructies en hulpmiddelen voor taken. 
   
• Neem gestructureerd "controleren" op in LSW (tip: dagelijks op het niveau van de leidinggevende, maandelijks door managers, driemaandelijkse  door senior leiders). 
   
• Voeg een vast agendapunt toe aan DMS-vergaderingen: "Hoe functioneert ons standaard werk?  Wat houdt je tegen om op het hoogste niveau te presteren (dat wil zeggen gemakkelijk, veilig, effectief, efficiënt)? Moet het standaard werk aangepast worden?" 

Heel veel succes !!!